به گزارش پایگاه خبری تحلیلی خیر ایران، این رسانه بنا دارد تا با معرفیِ ماهانۀ مفاهیم و اصطلاحات بین‌المللیِ سازمان‌های مردم‌نهاد، مخاطبان را در عرصۀ پژوهش و تعامل با مسائل بین‌المللیِ اقدامات نیکوکارانه، آشناتر سازد. در قسمت ششم از این سلسله‌گزارش‌ها، به معرفی مفهوم «ظرفیت‌سازی» (Capacity Building) می‌پردازیم.

 مفهوم‌شناسی «ظرفیت‌سازی»

در جهانی که میلیون‌ها سازمان غیردولتی و خیریه فعالیت می‌کنند، قدرت ظرفیت‌سازی در این نهادها قابل انکار نیست و به طور مستقیم بر زندگی میلیون‌ها نفر تأثیر می‌گذارد. یک مطالعه از سوی بررسی نوآوری اجتماعی استنفورد نشان می‌دهد که سازمان‌هایی که ابتکارات قوی در زمینه ظرفیت‌سازی دارند، می‌توانند تأثیر اجتماعی خود را تا ۵۰٪ افزایش دهند. در حالی که این نهادها برای رسیدگی به مسائل اجتماعی ضروری تلاش می‌کنند، تقویت قابلیت‌های داخلی آن‌ها تنها یک گزینه نیست؛ بلکه یک سرمایه‌گذاری حیاتی در تغییرات سیستماتیک است که جوامع ما به شدت به آن نیاز دارند.

ظرفیت‌سازی به‌طور ساده به‌عنوان فرایندی تعریف می‌شود که به تقویت مدیریت و حکمرانی یک سازمان کمک می‌کند تا بتواند به‌طور مؤثر به اهداف خود دست یابد و مأموریتش را اجرا کند. علاوه بر این، توانایی تحقق ظرفیت‌سازی به این معناست که یک سازمان دارای (الف) تعداد کافی پرسنل با دانش و مهارت‌های لازم، (ب) سیستم‌های مدیریت و فنی مناسب و کافی، (ج) زیرساخت‌های فیزیکی مناسب، و (د) منابع مالی و دیگر منابع کافی است. بنابراین، ظرفیت‌سازی تنها به آموزش پرسنل یا ارائه کمک‌های فنی محدود نمی‌شود، بلکه ممکن است شامل به‌روزرسانی سیستم‌ها، بازسازی زیرساخت‌های فیزیکی، جذب پرسنل جدید و بهبود کارایی استفاده از منابع موجود باشد.

 ظرفیت‌سازی چیست؟

 ظرفیت‌سازی فرآیندی برای رساندن یک سازمان غیرانتفاعی به سطح بعدی بلوغ عملیاتی، برنامه‌ای، مالی یا سازمانی است تا آن سازمان به طور مؤثرتر و کارآمدتر مأموریت خود را در آینده پیش ببرد. متخصصان توسعه بین‌المللی، معتقدند که ظرفیت‌سازی برای رشد و بلوغ سازمان‌ها حیاتی است. فرایند ظرفیت‌سازی، بر کیفیت عملکرد سازمان، دستیابی به نتایج مشخص در طول زمان و استفاده بهینه از منابع محدود تأکید دارد.

 انواع ظرفیت و ماهیت چندبعدی ظرفیت‌سازی

 ظرفیت‌سازی دارای ابعاد مختلفی است و طبیعت آن به پویایی و نوسانات زیادی بستگی دارد. معمولاً سازمان‌های غیردولتی به دنبال پرورش ظرفیت در چهار بُعد اصلی هستند: سازمانی، فنی، مدیریت مالی و زمینه‌ای. در ادامه به توضیح هریک از این ابعاد پرداخته می‌شود:

• ظرفیت سازمانی: این مورد به توانایی یک سازمان در بسیج منابع خود (از جمله منابع انسانی، مالی و مادی) برای حداکثر کردن کیفیت و ارائه به موقع خدمات با حداقل هزینه اشاره دارد.
• ظرفیت فنی: این بُعد به توسعه مهارت‌های پیشرفته، بهبود دانش و به کارگیری بهترین شیوه‌ها در کار سازمان مربوط می‌شود.
• ظرفیت مدیریت مالی: به این معنا است که سیستم‌ها، رویه‌ها و کنترل‌های داخلی یک سازمان باید به گونه‌ای عمل کنند که اطمینان حاصل شود وجوه سازمان معقولانه استفاده و به درستی حسابرسی می‌شوند.
• ظرفیت زمینه‌ای: این بعد به نیروهای خارجی پیچیده و پویا در کشورهای در حال توسعه اشاره دارد که ممکن است غیرقابل پیش‌بینی و کنترل آن‌ها دشوار باشد. این امر شامل مواردی مانند بی‌ثباتی اجتماعی، سیاسی و اقتصادی، متغیرهای فرهنگی و محیطی و جو حاکم بر تأمین مالی از سوی نهادهای کمک‌کننده است.

 در نتیجه، ظرفیت‌سازی یک فرایند چندبعدی و پیچیده است که نیازمند توجه به تمامی این ابعاد برای بهبود عملکرد و موفقیت سازمان‌های غیردولتی است.

 مراحل ظرفیت‌سازی و تغییر سازمانی

 اقدامات ظرفیت‌سازی نیازمند تمرکز، جهت و پیوند با یک استراتژی کلی برای بهبود عملکرد است. هنگام تلاش برای ایجاد ظرفیت در سازمانی که در یک محیط پویا و متغیر فعالیت می‌کند، در نظر گرفتن چند اصل اساسی می‌تواند زمینه را برای تقویت موفقیت‌آمیز آن‌ها فراهم کند. این موارد عبارت از موارد زیر هستند:

 1- شناسایی نیاز:

 در این مرحله، بازیگران کلیدی، نیاز به تغییر را شناسایی و ظرفیت مورد نظر را تعیین می‌کنند؛ آن‌ها دانش، مهارت‌ها، ساختارها و فرایندهایی را که باید برای دستیابی به ظرفیت مطلوب وجود داشته باشند، شناسایی می‌کنند. یکی از وظایف مهم در این مرحله، ارزیابی ظرفیت فعلی سازمان است که شامل مهارت‌های پرسنل، تعداد پرسنل، سیستم‌های کامپیوتری و سایر منابع است. برخی از سؤالات اولیه‌ای که در این مرحله باید پاسخ داده شوند، عبارتند از: الان کجا هستیم؟ ظرفیت فعلی چقدر است؟ چگونه بر عملکرد تأثیر می‌گذارد؟ به کجا می‌خواهیم برویم؟ چه بهبودهایی در ظرفیت‌های موجود یا ظرفیت‌های جدید مورد نیاز است؟ آیا در این مورد اتفاق نظر وجود دارد؟ آیا اقدامات پیشنهادی مربوط به مشکلات، شناسایی و طراحی شده است؟

 2- آمادگی برای تغییر:

 سازمان‌های غیردولتی زمانی تغییر می‌کنند که سازمان بعد از تشخیص نیاز، به توانایی سازمان برای انجام موفقیت‌آمیز آن اطمینان داشته باشد. به این ترتیب، وظیفه مهم رهبری سازمان‌های غیردولتی، ارزیابی آمادگی سازمان برای موفقیت در فرایند ظرفیت‌سازی است. نگرش‌های سازمانی ریشه‌دار ممکن است شامل مقاومت یا ترس از تغییر باشد که افراد از منافع و موقعیت‌های خود دفاع می‌کنند. چنین نگرانی‌هایی کل فرایند را تضعیف می‌کند، مگر اینکه به شیوه‌ای باز و غیرتهدیدآمیز مورد توجه قرار گیرد. 

 وظیفه بعدی رهبری سازمان، آماده کردن افراد درگیر در این تلاش و سخت‌گیری لازم در این زمینه است. رهبری برای شکستن موانع، تشویق مسئولیت‌پذیری شخصی، ترویج ارزش‌های مشترک و ایجاد فرهنگی که از تفکر انتقادی خود استقبال می‌کند و نیاز به تغییر را پیش‌بینی می‌کند، ضروری است.

 از بین بردن انتظارات غیرواقعی از آنچه تلاش‌های ظرفیت‌سازی می‌تواند به دست آورد، امر مهمی است. شفاف‌سازی انتظارات در مراحل اولیه، بخش مهمی از فرایند تغییر است که زمینه را برای پرداختن به مسائل چالش‌برانگیز و اغلب دشواری که ظاهر می‌شوند، فراهم می‌کند.

 3- اجرای آزمایشی:

 این مرحله را می‌توان در سه قدم خلاصه کرد: 1- کارکنان سازمان هدف در فعالیت‌ها شرکت می‌کنند؛ ۲- کارکنان دانش جدیدی کسب کرده، زیرساخت‌های فناوری یا فیزیکی را به‌روز می‌کنند، منابع را افزایش می‌دهند یا یاد می‌گیرند که چگونه از منابع موجود به‌طور مؤثرتر استفاده کنند و ۳- کارکنان دانش جدید خود را به کار می‌برند و از سیستم‌های جدید استفاده می‌کنند.

4- اجرای کامل:

 این مرحله شامل ادغام اطلاعات و مهارت‌های جدید و بهبود شیوه‌ها براساس ارزیابی تغییرات است. در این مرحله، ارزیابی فعالیت‌های ظرفیت‌سازی می‌تواند به بازیگران کلیدی در مورد تأثیر و پیامدهای نوآورانه اطلاعات بدهد. در این مرحله، ارائه‌دهندگان کمک فنی ممکن است نیاز به اصلاح رویکرد خود داشته باشند یا تغییراتی در تمرکز فعالیت‌های ظرفیت‌سازی برای تأثیر کامل بر تغییرات مورد نظر ایجاد کنند.

 5- پایداری:

 این مرحله نهایی شامل استفاده «گسترده و مداوم» از مهارت‌ها و شیوه‌های بهبودیافته است. همچنین، سازمان نشان می‌دهد که ظرفیت و توانایی تحلیل و اصلاح شیوه‌ها برای بهبود مستمر و هرگونه اصلاح مورد نیاز را دارد.

 نتایج ظرفیت‌سازی

 در نهایت، هنگامی که سازمان‌ها از فرایند ظرفیت‌سازی عبور می‌کنند، یکی از سه نوع نتیجه می‌تواند به وقوع بپیوندد: نتایج توسعه‌ای (تغییر اول)، نتایج انتقالی (تغییر دوم) و نتایج تحول‌آفرین (تغییر سوم). نتایج توسعه‌ای ناشی از بهبود یک مهارت یا فرایند هستند. نتایج انتقالی زمانی رخ می‌دهند که یک سازمان شروع به حرکت از وضعیت اولیه خود به سمت یک وضعیت جدید مطلوب می‌کند. نتایج تحول‌آفرین زمانی به‌دست می‌آیند که در فرهنگ و باورهای اعضای سازمان تغییراتی ایجاد شود که منجر به تفاوت‌های قابل‌توجهی در ساختارها و فرایندهای سازمانی شود. تسهیلگران ظرفیت‌سازی باید نوع تغییری که سازمان می‌خواهد به آن دست یابد و زمینه سازمانی را هنگام انتخاب نتیجه هدف‌گذاری‌شده برای ظرفیت‌سازی و طراحی استراتژی تغییر، در نظر بگیرند.

 ارزیابی اقدامات

 تلاش‌های ظرفیت‌سازی باید با نتایج مشخص و اهداف بلندمدت پیوند نزدیکی داشته باشند. از همان ابتدا، ضروری است مکانیسم‌های بازخوردی ایجاد شود تا کیفیت و اثربخشی اقدامات و ارتباط آن‌ها با توانایی سازمان در ارائه خدمات بهتر ارزیابی شود. این ارزیابی باید شامل معیارهای کمی و کیفی باشد و یافته‌ها به‌طور دقیق به کار گرفته شوند تا از مرتبط بودن و پاسخگویی اقدامات اطمینان حاصل شود. انضباط، سختگیری و تعیین اهداف شفاف، ویژگی‌های کلیدی سازمان‌های غیردولتی با عملکرد بالا هستند. 

 با این حال، حفظ این تمرکز پس از انجام تلاش‌های ظرفیت‌سازی می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. ارزیابی ظرفیت‌سازی به‌ویژه دشواری‌هایی به همراه دارد؛ از جمله تمایز قائل شدن بین تلاش‌های ظرفیت‌سازی و سایر فعالیت‌های پروژه. ارزیابی باید به‌طور خاص بر روی تلاش‌های ظرفیت‌سازی متمرکز شود و نه تحقق کلی اهداف سازمان. همچنین، ماهیت پویا و چندبعدی فرایند ظرفیت‌سازی می‌تواند برقراری پیوندهای علّی را دشوار کند؛ زیرا نتایج تحت تأثیر عوامل خارجی نیز قرار می‌گیرند.

 علاوه‌بر‌این، توسعه ابزارهای ارزیابی برای اندازه‌گیری مفاهیم پیچیده‌ای مانند بهبود عملکرد یا اثربخشی سازمان، ممکن است زمان‌بر و پُرهزینه باشد. نیازی به ذکر نیست که تعیین اثربخشی نهایی فعالیت‌های ظرفیت‌سازی ممکن است نیاز به زمان طولانی داشته باشد و در یک بازه زمانی کوتاه به راحتی قابل شناسایی نباشد. در نتیجه، سازمان‌ها باید به‌طور همزمان بر چالش‌های ارزیابی و حفظ تمرکز در تلاش‌های ظرفیت‌سازی توجه کنند.

 رویکرد مشارکتی به ظرفیت‌سازی

 استفاده از رویکردهای مشارکتی در ظرفیت‌سازی بسیار مهم و مؤثر است و به پذیرش بهتر اقدامات و نتایج مورد انتظار کمک می‌کند. تجربیات نشان داده‌اند کسانی که سازمان‌ها را تشکیل می‌دهند و از خدمات آن‌ها استفاده می‌کنند، درک عمیقی از چالش‌هایی دارند که با آن‌ها مواجه‌اند و می‌دانند چگونه باید به این چالش‌ها پاسخ دهند.

 این رویکرد به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که با جذب نظرات و تجربیات ذینفعان، برنامه‌ها و استراتژی‌های خود را به‌گونه‌ای طراحی کنند که بهتر پاسخگوی نیازها و مشکلات واقعی جامعه باشد. در نتیجه، توانمندسازی افراد در فرایند تصمیم‌گیری نه‌تنها به افزایش مشارکت و تعهد منجر می‌شود، بلکه بر ارتقای کیفیت خدمات و بهبود نتایج نیز تأثیر می‌گذارد. مشارکت در این زمینه به‌عنوان یک عنصر کلیدی در ورود به یک چرخه یادگیری مداوم و انعطاف‌پذیری سازمان‌ها عمل می‌کند و به آن‌ها کمک می‌کند تا در مواجهه با تغییرات و چالش‌ها، استراتژی‌های مؤثرتری را به کار گیرند.

 شامل کردن جامعه و ذینفعان در فرایند ظرفیت‌سازی بر اهمیت آن می‌افزاید. وقتی سازمان‌ها اعضای جامعه و ذینفعان مربوطه را در فرایند ظرفیت‌سازی مشارکت می‌دهند، اطمینان حاصل می‌شود که برنامه‌های آن‌ها با نیازها و اولویت‌های افرادی که هدفشان هستند، هم‌خوانی دارد. این عمل نه‌تنها موجب شمولیت می‌شود، بلکه اعتماد را نیز ایجاد می‌کند که در نهایت اثربخشی کلی سازمان را ارتقا می‌دهد. روابط قوی با ذینفعان نه‌تنها برای موفقیت برنامه بلکه برای حمایت کلی جامعه نیز بسیار حیاتی است.

 چالش‌ها و موانع

 ظرفیت‌سازی برای سازمان‌های غیردولتی و خیریه‌ها، به‌ویژه سازمان‌های کوچک، با چالش‌ها و موانع متعددی روبه‌رو است. در اینجا به سه موضوع اصلی اشاره شده است:

• کمبود منابع: بسیاری از سازمان‌های کوچک غیردولتی با کمبود منابع مالی، انسانی و فنی مواجه‌اند که این مسئله مانع از اجرای موفقیت‌آمیز ابتکارات ظرفیت‌سازی می‌شود. این کمبود، جذب نیروی کار ماهر یا تأمین مالی برنامه‌های آموزشی را دشوار می‌کند.
• کمبود آگاهی و آموزش: سازمان‌های کوچک اغلب به فرصت‌های ظرفیت‌سازی آگاه نیستند و ممکن است به برنامه‌های آموزشی متناسب با نیازهای خاص خود دسترسی نداشته باشند. این شکاف می‌تواند مانع از شناسایی مشکلات مربوط به ظرفیت و چگونگی رسیدگی مؤثر به آن‌ها شود.
• مقاومت در برابر تغییر: فرهنگ‌ها و ساختارهای موجود سازمان‌ها ممکن است در برابر تغییرات ناشی از ابتکارات ظرفیت‌سازی مقاومت کنند. این مقاومت می‌تواند ناشی از ترس از ناشناخته‌ها یا تجربیات گذشته باشد و به همین دلیل، پذیرش استراتژی‌ها یا فرایندهای جدید را برای سازمان‌ها دشوار می‌کند.

 این چالش‌ها پیچیدگی‌هایی را که سازمان‌های کوچک در ظرفیت‌سازی خود با آن مواجه‌اند، نشان می‌دهد و بر نیاز به حمایت و منابع هدف‌گذاری شده متناسب با شرایط ویژه آن‌ها تأکید می‌کند.

 اهمیت ظرفیت‌سازی در سازمان‌های خیریه و غیردولتی

 تقویت ظرفیت یک سازمان مردم‌نهاد و خیریه، فراتر از بهبود مهارت‌های فنی، توسعه استراتژی‌های جدید یا بازنگری در بیانیه مأموریت آن است. اگرچه این موارد از اهمیت بالایی برخوردارند، اما ظرفیت‌سازی در واقع به معنای تغییر رفتار و فرهنگ سازمانی است. این فرایند نیازمند توجه به عوامل نامحسوس و بنیادی است؛ مانند نگرش‌ها، انگیزه‌ها، ارزش‌ها، روابط و تعهدات که همگی به‌عنوان زیرساخت‌های ضروری برای تحقق تغییرات معنادار و پایدار در یک سازمان عمل می‌کنند.

 از این‌رو، باید توجه داشت که مقاومت در برابر تغییر، یک واکنش طبیعی است و بروز این مقاومت باید به‌عنوان بخشی از این روند در نظر گرفته شود. به همین دلیل، سازمان مردم‌نهاد و خیریه معمولاً تلاش‌های ظرفیت‌سازی را به تسهیلگران ماهر واگذار می‌کنند تا بتوانند استراتژی‌هایی ایجاد کنند که به‌طور مستقیم به این چالش‌ها پاسخ دهند و در عین حال یک محیط امن و حمایتی برای این تغییرات فراهم آورند.

 ظرفیت‌سازی برای سازمان مردم‌نهاد و خیریه به دلایل متعددی حائز اهمیت است و تأثیرگذاری و پایداری آن‌ها را ارتقا می‌دهد. این فرایند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تأثیر خود را افزایش داده و به بهبود کارآیی عملیاتی بپردازند. با سرمایه‌گذاری در مهارت‌های کارکنان و داوطلبان، کیفیت برنامه‌ها و خدمات افزایش می‌یابد و در نتیجه تأثیر بیشتری در جوامع خود دارند.

 علاوه‌بر‌این، ظرفیت‌سازی به پایداری بلندمدت تلاش‌های خیریه کمک می‌کند. سازمان‌هایی که ظرفیت‌های قوی دارند، نه‌تنها در مدیریت منابع مالی و انسانی بهتر عمل می‌کنند، بلکه می‌توانند با تغییر شرایط و چالش‌های نوظهور سازگار شوند. مدیریت مؤثر منابع مالی، انسانی و مادی برای بقای هر ابتکاری حیاتی است و ظرفیت‌سازی در این زمینه نقش عمده‌ای ایفا می‌کند.

 یک جنبه دیگر از اهمیت ظرفیت‌سازی، افزایش سازگاری و تاب‌آوری است. در محیط‌های پویا، به‌ویژه در مناطق در حال توسعه، سازمان‌ها نیاز دارند که در برابر چالش‌های جدید انعطاف‌پذیر باشند و سریع واکنش نشان دهند. این سازمان‌ها با تقویت ظرفیت خود، می‌توانند به‌طور مؤثری استراتژی‌های خود را تغییر و به مشکلات پیش‌بینی‌نشده پاسخ دهند. این آمادگی به‌ویژه برای مدیریت بحران‌ها، مانند بلایای طبیعی یا بحران‌های اقتصادی، اهمیت دارد؛ چراکه این سازمان‌ها می‌توانند به راحتی برنامه‌های اضطراری مؤثری را پیاده‌سازی کنند.

 ظرفیت‌سازی به بهینه‌سازی تلاش‌های جمع‌آوری منابع و تأمین مالی نیز کمک می‌کند؛ زیرا تأمین‌کنندگان بیشتر تمایل دارند از سازمان‌هایی حمایت کنند که دارای ظرفیت قوی هستند. در نهایت، تمرکز بر ظرفیت‌سازی به‌طور ذاتی شامل بهبود شیوه‌های نظارت و ارزیابی است که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که تأثیر خود را به‌طور مؤثر بسنجند. با پیگیری نتایج خود، سازمان‌ها می‌توانند موفقیت‌ها و چالش‌های خود را به ذینفعان منتقل و به این ترتیب شفافیت و مسئولیت‌پذیری را ترویج کنند.

 در پایان می‌توان گفت که ظرفیت‌سازی برای سازمان‌های خیریه و نیکوکاری برای موفقیت و تحقق مأموریت‌های آن‌ها ضروری است. با سرمایه‌گذاری در قابلیت‌های درونی خود، این سازمان‌ها می‌توانند بهتر از جوامع خود حمایت کنند، با تغییرات محیطی سازگار شوند و در نهایت به دستاوردهای اجتماعی بزرگتری دست یابند.

 نتیجه‌گیری

 همان‌طور که این بحث مختصر درباره مفاهیم کلیدی ظرفیت‌سازی نشان می‌دهد، سازمان‌های موفق آن‌هایی هستند که می‌توانند با شرایط اجتماعی، سیاسی و اقتصادی منحصر به فرد و در حال تغییر مداوم، سازگار شوند. با این حال، اصطلاح ظرفیت‌سازی به قدری مورد استفاده قرار می‌گیرد که بار معنایی آن را کاهش می‌دهد. ظرفیت‌سازی نیاز به تغییر رفتار و رسیدگی به مسائل اساسی درک، نگرش و انگیزه دارد که پایه‌های حیاتی ارائه خدمات مرتبط و با کیفیت بالا به‌صورت پایدار هستند. بنابراین، ضروری است که در هر مرحله از فرایند ظرفیت‌سازی، فرصت‌هایی برای بازنگری و ارزیابی اثربخشی اقدامات وجود داشته باشد تا به بهبود و پیشرفت مداوم سازمان‌ها کمک کند.

 یادداشت از شورانگیز داداشی

 منابع:

Participatory capacity building

NGO Capacity Building - Key Concepts

Building Nonprofit Capacity, Hand in Hand

Conceptualizing Capacity Building