به گزارش پایگاه خبری تحلیلی خیر ایران، مدیریت داده‌های مالی مؤسسات خیریه، به ویژه مؤسسات بین‌المللی که با ارزهای رایج مختلفی فعالیت می‌کنند، از دشوارترین وحساس‌ترین بخش‌های کار خیریه‌ای و بشردوستانه است؛ زیرا که از طرفی خیرین برای اعتماد بیشتر به مؤسسه نیاز به شفافیت مالی آن دارند و از طرفی دیگر، ارائه مستندات مالی شفاف و معتبر به دولت‌ها برای ادامه فعالیت بسیار با اهمیت می‌‌باشد. مؤسسات خیریه نیز همانند شرکت‌های دیگر، برای مدیریت حساب‌های مالی خود از نرم‌افزارهای رایج استفاده می‌کنند. در گزارش حاضر، به تجربه بنیاد خیریه «الخیر» می‌پردازیم که با تغییر نرم‌افزار،‌ زمان حسابرسی مالی خود را از سه روز به نیم ساعت تقلیل داده است.  

 بنیاد الخیر، مؤسسه خیریه واجد اهمیتی است که با گردش مالی 29 میلیون پوندی، کمک‌های بشردوستانه خود را هم در پاسخ به شرایط اضطراری و هم به عنوان بخشی از پروژه‌های بلندمدت، در سراسر جهان ارائه می‌کند. این مؤسسه خیریه که مقر آن در کرویدون (واقع در جنوب لندن) قرار دارد، دارای هفت دفتر میدانی در سراسر جهان، هفت شعبه در بریتانیا، دو مدرسۀ ابتدایی و یک مدرسۀ متوسطه است. همچنین سه کانال تلویزیونی به گزارش دستاوردهای آن و جمع‌آوری کمک‌های مالی بیشتر اختصاص داده شده است، و یک مرکز تولید نیز در بنگلادش وجود دارد.

 اجرای حساب‌های سازمانی که در سرتاسر جهان فعال است، وظیفه سخت و مهمی است، به همین دلیل، بار کاری تیم مالی پیشین حقیقتاً طاقت‌فرسا بود. اما با تغییر نرم‌افزار مالی، این وظیفه، به شدت ساده شده است. 

به گفته عَلَمگیر حسین، مسئول امور مالی بنیاد، بررسی حساب‌های مالی بین دو تا سه روز در هر ماه طول می‌کشید اما، اکنون تنها بین نیم‌ساعت تا یک ساعت به طول می انجامد. تراکنش‌های میان‌شرکتی، بخش بزرگی از کار است چراکه در این مؤسسه با چندین ارز مختلف کار می‌شود. حسین اضافه می‌کند که پیش از این، تراکنش‌های میان‌شرکتی یک کابوس بود، زیرا مدام در تلاش بودند تا حساب‌ها را با هم تطبیق دهند و اغلب اشتباهات و کوتاهی‌هایی وجود داشت. پیش از این، از یک سیستم مالی استفاده می‌شد که قادر به تولید یک نمودار حساب واحد نبود. برای هر شش یا هفت شرکت نمودارهای مختلف حساب وجود داشت و تنظیمات دستی زیادی نیز انجام می‌گرفت.

باید در نظر داشت که در این مؤسسه خیریه معمولاً سالانه سه تا چهار هزار فاکتور وجود دارد؛ و این آمار به غیر از هزار و پانصد فاکتوری است که برای هزینه‌های مدرسه ارسال می‌شود.

تغییر به نرم‌افزار حسابداری ابری ایپلیسیت  iplicit ، حجم کاری تیم مالی را به شدت کاهش داده است، به طوری که کمتر از چهار کارمند تمام وقت معادل کار هشت نفر را انجام می‌دهند. علمگیر می‌گوید که سیستم جدید دو،سوم هزینه‌ای را که مؤسسه خیریه برای مجوزهای نرم‌افزار قدیمی خود می‌پرداخته است هزینه دارد: «این ویژگی که می‌توانید داده‌های موجود را به اکسل وارد و از آن خارج کنید یک ویژگی فوق‌العاده است که من در هیچ نرم‌افزار دیگری ندیده‌ام.»

نویسنده از عاطفه موسوی

منبع: سایت مؤسسه الخیر