مراحل ارزیابی یک خیریه چیست؟

در یادداشت حاضر، ضمن اشاره به تجربه موفق مرکز خیر ماندگار در مدل‌سازی برای ارزیابی خیریه‌ها، به شرح مراحل ارزیابی یک خیریه پرداخته شده است.

کد خبر: ۸۲۲

تاریخ: ۲۷ اسفند ۱۴۰۲ - ۱۶:۴۵

به گزارش پایگاه خبری تحلیلی خیر ایران، امروزه، ارزیابی عملکرد خیریه‌ها و سمن‌ها یکی از فعالیت‌های کلیدی در دنیای نیکوکاری محسوب می‌شود. اگرچه این موضوع در ایران هنوز جای خود را به اندازه کافی باز نکرده است، اما تجارب موفقی نیز در عرصه ارزیابی، طی دو، سه سال اخیر، پا گرفته است. در یادداشت حاضر، دکتر ملیحه رفیعی، پژوهشگر حوزۀ ارزیابی خیریه‌ها و سمن‌ها، ضمن اشاره به تجربه مرکز خیر ماندگار در شروع ارزیابی خیریه‌ها، به شرح مراحل ارزیابی یک خیریه پرداخته است:

مرکز خیر ماندگار در حوزه‌های مختلف فعالیت دارد یکی از این حوزه‌ها اطلس خیر ایران است که خود در عرصه‌های مختلف خیر (بانک اطلاعاتی، پایش، پیمایش و سیمای نیکوکاری) فعالیت دارد. بخش ارزیابی به منظور پایش و ارزیابی شایستگی‌های خیریه‌ها و سمن‌ها در حوزه‌های مختلف، فعالیت می‌کند. این مرکز با استفاده از ابزارها و روش‌های مختلف، اطلاعات لازم را در مورد خیریه‌ها و سمن‌ها جمع‌آوری و بر اساس آن، تصمیمات مربوط برای کمک به ارتقاء، توسعه و آموزش خیریه‌ها و سمن‌ها را اتخاذ می‌کند. این مرکز بر آن است تا در تصمیم‌گیری‌های مهمی مانند کمک به خیرین در جهت آگاهی نسبت به حوزه فعالیت و استعلام از صحت عملکرد خیریه‌ها نقش داشته باشد. صداقت، بی‌طرفی و تخصص از ارزش‌های حاکم بر این مرکز است.

این مرکز به منظور حصول اطمینان از عملکرد خود نسبت به پیاده‌سازی و کسب اعتبار بر اساس استانداردهایی چون ارزیابی انطباق و بی‌طرفی (iso17020) و سیستم مدیریت کیفیت (iso9001) و سیستم مدیریت ضد رشوه‌خواری (iso37001) تلاش کرده است. سعی بر این است که با این عمل بتوانیم در امر مدیریت و ارتقای عملکرد به مؤسسات خیریه و سمن‌ها یاری رسانیم و کمک کنیم تا خیرین نیکوکار به راحتی بتوانند بر اساس اولویت‌های خود خیریه مورد نظر را از طریق سایت اطلس خیر ایران شناسایی کنند. امید است، بتوانیم در آینده‌ای نه چندان دور به عنوان معتبرترین مرجع اعتباردهی نظام مدیریت خیریه در کشورهای مسلمان باشد.

در حوزۀ ارزیابی، در حال حاضر 10 خدمت صورت می‌پذیرد که شامل موارد زیر است:

پایش عملکرد: شامل ممیزی، ارزیابی و ارزشیابی بر اساس استانداردها و مدل‌های ملی و بین‌المللی

هدایت: مطالعه، پژوهش و تدوین طرح‌های توجیهی حوزه‌های نیکوکاری با اولویت بالا

مشاوره: راهنمایی و مربیگری تخصصی در حوزه‌های برنامه‌ریزی استراتژیک، نظام‌های مدیریتی، بهبود و بهره‌وری

جذب مشارکت: ترویج، معرفی سازمان‌های خیریه و جهت‌دهی به خیرین و تسهیل انتخاب آنان در مشارکت

مدیریت داوطلب: شناسایی، ثبت و هماهنگی و معرفی داوطلبان به خیریه‌ها و سمن‌ها و همچنین اعلام نیازهای خیریه‌ها و سمن‌ها به داوطلبان

تبلیغ و ترویج در فضای مجازی: از طریق معرفی، مصاحبه و گزارش عملکرد

شبکه مستندات و الگوبرداری: جمع‌آوری مستندات و بکارگیری رویکرد الگوبرداری (Benchmark) برای کلیه اعضا

امنیت اطلاعات: توصیه، ارایه رویکرد و مشاوره ، آموزش و پیاده‌سازی نظام‌های امنیت اطلاعات

تدوین طرح توجیهی و امکان‌سنجی: شامل انواع طرح‌ها و موافقت‌های اصولی برای راه‌اندازی و ثبت موسسه خیریه و نیکوکاری

پشتیبانی: پشتیبانی از سامانه‌های ذیربط با  پایش، اندازه‌گیری و خود ‌ارزیابی

تدارکات: پیشنهاد و راهنمایی در خصوص تامین‌کنندگان مجاز در زمینه خود ارزیابی و مشاوره

استانداردسازی: تدوین استانداردهای سازمانی، منطقه‌ای و ملی

منطق ارزیابی

منطق RADAR به عنوان منطق ارزیابی نتایج و توانمندسازها ارایه شده است. این روش، امتیازدهی به معیارهای توانمند‌ساز و  نتایج را تسهیل می‌کند. اجزای این منطق بدین شرح است:

نتایج (Results)

رویکرد یا رهیافت (Approach)

جاری‌سازی (Deployment)

ارزیابی و بازنگری (Assessment and Review)

منطق RADAR بیان می‌کند که یک سازمان نیاز دارد به:

اندازه‌گیری نتایج به عنوان بخشی از فرآیند تعیین استراتژی و خط‌مشی، راهنمای سازمان است. این نتایج، عملکرد مالی سازمان، عملکرد عملیاتی آن و انتظارات ذی‌نفعان را در بر می‌گیرد.

طراحی و ایجاد یک مجموعه کامل از رویکردها یا رهیافت‌های مناسب که باعث دستیابی به نتایج مورد انتظار حال و آینده سازمان شود.

جاری‌سازی و تسری‌دادن رویکردها به طریق سیستماتیک در سازمان، برای اطمینان از اجرای کامل آنها.

ارزیابی و بازنگری رویکردهای اجراشده بر اساس نظارت و تحلیل نتایج به دست‌آمده و بر اساس فعالیت‌های مداوم یادگیری سازمان. از طریق این ارزیابی و بازنگری، شناسایی، اولویت‌بندی، طراحی و اجرای بهبودهای مورد نیاز انجام می‌پذیرد.

ارزیابی در خیریه‌ها در چهار مرحله صورت می‌پذیرد.

مرحله اول: پایش برداشتی

ارزیابی برداشتی خیریه براساس چک لیست پایش برداشتی و مطابق با شواهدی صورت می‌پذیرید. این شواهد از اطلاعات ارائه‌شده توسط خیریه در سایت، پورتال یا زیرپورتال خیریه استخراج می‌گردد. هریک از سوالات این چک‌لیست دارای امتیاز است که ارزیاب پس از ثبت شواهد، اقدام به امتیازدهی می‌کند. دستورالعمل پایش برداشتی در هفت بُعد خیریه‌ها، سازمان‌های مردم نهاد و سمن‌ها را مورد پایش و ارزیابی قرار می‌دهد. ارزیاب جهت پایش برداشتی، به سایت اینترنتی و اطلاعات مندرج در فضای مجازی مراجعه و بر اساس وضعیت قابل مشاهده، نسبت به ارزیابی اقدام می‌کند.

فرآیند پایش نیازمند هیچ اقدام پیگیری‌کننده از سوی خیریه و سمن نیست و تنها در صورتی که اطلاعات مدنظر را در سایت خود بروز‌آوری کند، نسبت به پایش مجدد اقدام کند. پایش برداشتی به دنبال شناسایی برداشت عامه مردم به خیریه و سمن بوده و دستیابی به اطلاعات به شکلی معقولانه مدنظر است، به همین علت از جستجوی پیشرفته در این خصوص استفاده نمی‌شود. در پایش از طریق سایت خیریه آدرس، کدپستی، شماره تماس، اعضای هیئت‌مدیره و مدیران ارشد و.... بررسی و امتیاز در نظر گرفته می‌شود.

ارزیاب جهت پایش برداشتی، به سایت اینترنتی و اطلاعات مندرج در فضای مجازی مراجعه و بر اساس وضعیت قابل مشاهده، نسبت به ارزیابی اقدام می‌کند. فرآیند پایش نیازمند هیچ اقدام پیگیری‌کننده از سوی خیریه و سمن نیست و تنها در صورتی که اطلاعات مدنظر را در سایت خود بروز‌آوری کند باید نسبت به پایش مجدد اقدام کند. پایش برداشتی به دنبال شناسایی برداشت عامه مردم به خیریه و سمن بوده و دستیابی به اطلاعات به شکلی معقولانه مدنظر است، به همین علت از جستجوی پیشرفته در این خصوص استفاده نمی‌شود.

در این مرحله آدرس، کدپستی، شماره تماس، اعضای هیئت‌مدیره و مدیران ارشد و.... بررسی و امتیاز در نظر گرفته می‌شود. خیریه‌هایی که در مرحله پایش برداشتی حداقل امتیاز 40 را کسب کنند، می‌توانند جهت دریافت گواهینامه درخواست کنند. «گواهینامه نیکوکاری» با اعتبار سه ساله با نام، نشانی و حوزه فعالیت خیریه صادر و تحویل ایشان می‌شود.

مرحله دوم در ارزیابی تعالی، سطح اهتمام است.

سمن‌ها و خیریه‌هایی که حد نصاب امتیاز پایش را کسب کرده باشند، (یعنی حداقل امتیاز هشتاد را کسب کرده‌اند) می‌توانند در سطح اهتمام به نیکوکاری مورد ارزیابی قرار گیرند. این سطح شامل گام‌های اولیه و ضروری از مدیریت امر خیر بوده است و می‌تواند سرعت توسعه نیکوکاری را افزایش دهد. ارزیابی در این سطح منجر به ارائه گزارش بازخورد در خصوص نقاط قوت، فرصت‌های بهبود و پیشنهادات عملیاتی توسط تیم ارزیاب می‌شود. در اصل در این مرحله، ارزیاب علاوه بر مشاهدات بیرونی وارد خیریه می‌شود و به صورت رسمی به بررسی و ارزیابی از داخل می‌پردازد. به طور کلی لازمه هر ارزیابی موفق تعهد مدیریت و همکاری متقابل است.

مرحله سوم در ارزیابی تعالی، اشتهار است.

زمانی خیریه‌ها و سمن‌ها به این گام دست پیدا می‌کنند که به سطحی از بلوغ دست یافته باشند. در این گام خیریه‌ها از طریق خودارزیابی مطابق مدل تعالی، فرصت‌های بهبود را شناسایی می‌کنند و با رفع ریشه‌ای نقاط ضعف نسبت به توسعه و ارتقای عملکرد سازمانی و تحقق اهداف خود برمی‌آید. در سطح اشتهار نیز ارزیابی‌های تعالی توسط تیم‌های بی‌طرف صورت می‌گیرد و بازخوردها و راهکارهای بهبودی ارایه می‌شود.

نکته: ارزیابی سطح اشتهار شامل سطح اهتمام نیز هست و به صورت یکپارچه ارزیابی می‌شود.

مرحله چهارم، یک سازمان زمانی متعالی است که بتواند گوی رقابت را حتی در امر خیر و نیکوکاری از سایرین برباید. در این گام خیریه‌ها و سمن‌ها به شکلی نظام‌مند با یکدیگر قیاس می‌شوند و برترین‌های هر حوزه تخصصی شناسایی و معرفی می‌گردد و به برترین ها، تندیس نیکوکاری تعلق می‌گیرد.

اجرای الزامات سطح

تندیس، اشتهار و اهتمام و تدوین اظهارنامه و ارزیابی توسط ارزیاب صورت می‌پذیرد.

اندازه‌گیری اثربخشی

اثربخشی این طرح با استفاده از شاخص‌های زیر اندازه‌گیری خواهد شد:

رضایت شرکت‌کنندگان از ارزیابی‌ها

میزان دقت و اعتبار ارزیابی‌ها

میزان اثربخشی ارزیابی‌ها در تصمیم‌گیری‌های خیرین

میزان توسعه خیریه‌ها و سمن‌ها با ارائه خدمات مشاوره و راهنمایی

پیش‌بینی می‌شود اجرای این مدل، تأثیر مثبتی بر تصمیم‌گیری‌های خیرین نیکوکار و توسعه خیریه‌ها و توانمندسازی افراد در حوزه فعالیت در امر خیر خواهد داشت.