چگونه یک اپلیکیشن، ارتباط موسسۀ خیریۀ اسکاتلندی را با داوطلبانش تغییر داده است؟

مدیران یک خیریه زمانی که تعداد زیادی از  داوطلبان را در بخش‌های مختلف و یا در مناطق جغرافیایی وسیع درگیر می‌کنند، با چالش‌های بسیاری درگیر هستند. این مساله باعث شده تا بزرگترین خیریه حوزه سلامت در اسکاتلند از اپلیکیشن «اکسس اسمبل»( Access Assemble)، برای تعامل با داوطلبان خود استفاده کند.

کد خبر: ۲۱۷۹

تاریخ: ۰۳ بهمن ۱۴۰۳ - ۰۹:۱۸

به گزارش پایگاه خبری تحلیلی خیر ایران، برای هر سازمان خیریه که از فعالیت داوطلبانه بهره می‌گیرد، ضروری است که تعامل خوبی با داوطلبان برقرار کند تا انگیزه همکاری از داوطلب گرفته نشود و داوطلبان در هنگام کار بتوانند تجربه خوبی را احساس کنند و بدانند که مورد استقبال قرار گرفته‌اند.

از این رو داشتن تعامل خوب میان سازمان و داوطلبان برای پیشبرد اهداف یک سازمان خیریه یا مردم‌نهاد بسیار مهم است. در سازمان‌های بزرگ، زمانی که تعداد زیادی از داوطلبان  در فرصت‌های مختلف و در مناطق جغرافیایی وسیع درگیر می‌شوند، چالش‌های زیادی در ارتباطات میان داوطلبان و سایر اعضای یک سازمان به‌وجود می‌آید، لذا داوطلبان می‌بایست با سازمان، در مورد چشم‌انداز و مأموریت خود به طور منظم در ارتباط باشند و اینجاست که نوآوری دیجیتال به کمک می‌آید.

موسسه خیریه «قلب، قفسه سینه و سکته مغزی اسکاتلند» (CHSS)، بزرگترین خیریه سلامت در اسکاتلند است، که با استفاده از یک اپلیکیشن بر این مشکل فائق آمده و توانسته است تعامل خود را با داوطلبانش بهبود بخشد. این اپلیکیشن برنامه‌ای مخصوص  داوطلبان است. آنان با استفاده از این اپلیکیشن، می‌توانند از نوبت‌ها، وظایف و اخبار خیریه خود در محیطی کاملاً خصوصی و امن، مطلع شوند. این اپلیکیشن همچنین به مدیران موسسه خیریه این امکان را می‌دهد که راحت‌تر با داوطلبان خود ارتباط برقرار  و  به داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها، سریع‌تر دسترسی پیدا کنند.

«اکسس اسمبل» (Access Assemble) اپلیکیشنی برای مدیریت فعالیت‌های داوطلبانه

اپلیکشن موسسه خیریه CHSS که «اکسس اسمبل»( Access Assemble) نام دارد از سال گذشته مورد استفاده مدیران، کارمندان و داوطلبان قرار گرفته است و در این بازه کوتاه توانسته اعتماد مدیران و داوطلبان خیریه را به خود جلب نماید. اکنون مدیران، زمان کمتری را برای راهبری خیریه صرف کنند و داوطلبان مشارکت قوی‌تری را از خود نشان داده‌اند. این اپلیکشن خود را «نرم افزار مدیریت داوطلبانه مورد اعتماد موسسات خیریه، سازمان‌های غیرانتفاعی و ارائه‌دهندگان مراقبت‌های بهداشتی»، معرفی کرده است.

داوطلبان در بازخوردهای خود بعد از استفاده از این اپلیکیشن اعلام کرده‌اند که احساس بسیار مثبت‌تری در تعامل و ارتباط‌گیری با خیریه دارند و می‌توانند به اخبار و به‌روز‌ رسانی‌ها دسترسی داشته باشند و با سایر داوطلبان سایر بخش‌ها، ارتباط برقرار کنند.  داوطلبان پاره‌وقت با این اپلیکیشن می‌توانند، ساعات کاری خود را ثبت و برای تنظیم نوبت‌هایشان با دقت بیشتر عمل کنند. این اپلیکیشن به آنان کمک می‌کند تا در مورد مسئولیت و  نقش‌ داوطلبانه‌شان، بیشتر بدانند.

اپلیکیشن اکسس اسمبل، بر روی یک ادغام API-first یا webhook ساخته شده است که به آن امکان می‌دهد با بسیاری از برنامه‌ها ارتباط برقرار و از تبادل داده‌ها پشتیبانی کند. این اپلیکیشن همچنین قابلیت ثبت نام واحد (SSO) را هم برای اعضای کارکنان و هم برای داوطلبان، ممکن می‌سازد. اپلیکیشن اکسس اسمبل، می تواند از نظر فنی با هر پلتفرمی نظیر  CRMهای خیریه، آموزش الکترونیکی و درگاه‌های خدمات مشتری، ادغام شود.

این اپلیکشن با داوطلبان در سه مرحله تعامل دارد:

1- یکپارچه‌سازی‌ و  انعطاف‌پذیری ماموریت داوطلبانه که باعث می‌شود داوطلب دید واضح‌تری از کار داوطلبانه خود داشته باشد.

2- نرم‌افزاری برای جذب داوطلب که این قابلیت را به مدیران خبره می‌دهد تا در فرآیند جذب داوطلب، از آن بهره بگیرند.

3-حفظ داوطلبان با اکسس اسمبل آسان است زیرا با مدیریت هوشمند و تعاملی، داوطلبان در فعالیت‌ها، درگیر شده و با مدیران خیریه روابط پایدار ایجاد می‌کنند.

داوطلبان موسسه خیریه (CHSS) چه کارهایی انجام می‌دهند؟

موسسه خیریه CHSS فروشگاه‌ها و غرفه‌های خیریه متعددی را در سراسر اسکاتلند اداره می‌کند. این فروشگاه‌ها معمولا توسط داوطلبان اداره می‌شوند و مسئولیت برگزاری رویدادهای خیریه و یا توزیع و قیمت‌گذاری حراج‌های خیریه موسسه را بر عهده دارند. این فعالیت بسیار پیچیده است و در مواقع بسیار، باعث سردرگمی داوطلبان این فروشگاه‌ها یا غرفه‌ها می‌شد. این داوطلبان که اصطلاحا «داوطلبان خرده فروش»(Retail Volunteer)(1)، نام دارند، از اپلیکیشن اکسس اسمبل استفاده مفیدی می‌کنند.

مدیران موسسه خیریه CHSS می‌گویند، برای داوطلبان خرده‌فروشی معمولی‌مان، ما می‌خواستیم امکان ثبت و نوبت‌دهی داشته باشیم تا نه تنها مطمئن شویم که همه شیفت‌های غرفه‌ها، پوشش داده شده‌اند، بلکه به داوطلبانمان مسئولیت بیشتری در مورد نقش‌هایشان بدهیم. «سالی می کالینز»، یکی از داوطلبان خیریه و مسئول فروش یکی از غرفه‌های موسسه خیریه CHSS است، او می‌گوید: استفاده از اپلیکیشن، مدیریت و زمانبندی فعالیت داوطلبانه مرا بهبود بخشیده است.

اپلیکیشن به افرادی که می‌خواهند داوطلب شوند اما لزوماً زمان انجام این کار را هر هفته ندارند کمک می‌کند که بتوانند برای کار داوطلبانه خود انعطاف‌پذیری داشته باشند. از طریق اپلیکیشن، آن‌ها می‌توانند وظایفی را که بارگذاری می‌شوند، انتخاب کنند. اپلیکیشن قابلیت اتصال به شبکه‌های اجتماعی را نیز دارد و می‌تواند داوطلبان را در اشتراک‌گذاری رویدادها و فعالیت‌هایشان برای جذب مخاطب بیشتر، کمک کند.

نهایتاً مدیران خیریه CHSS بر این باورند که همانطور که فناوری و خواسته‌های دنیای دیجیتال دائماً در حال تغییر است، روشی که مردم می‌خواهند داوطلب شوند نیز تغییر می‌کند. برای انعکاس انگیزه‌های متغیر داوطلبان، آن‌ها به این نتیجه رسیدند که نحوه عملکرد خود را با دنیای فناوری، تطبیق دهند و پیوسته به فکر نحوه مشارکت مردم با خیریه باشند، زیرا داشتن یک برنامه تعاملی و دسترسی آسان باعث سازگاری شده و این امکان را می‌دهد که روی داوطلبان خود سرمایه‌گذاری کنند تا فعالیت داوطلبانه، انعطاف‌پذیرتر و در دسترس‌تر شود.

گزارش از زهرا میرابیان

پی‌نوشت:

1- اصطلاح Retail Volunteer: به داوطلبانی گفته می‌شود که با مشتریان در ارتباط هستند، اداره غرفه‌ها یا نمایشگاه‌ها را بر عهده دارند و یا مسئولیت‌های مختلف خرد را بر عهده می‌گیرند.مانند، دریافت کالاهای اهدایی، قیمت گذاری، فروش اقلام و غیره

منابع:

chss.org

theaccessgroup

charitytimes